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Cómo preparar la información de tu negocio para que la IA responda como vos
Publicado el 26 de noviembre de 2025
Por qué la información es más importante que el “modelo de IA”
La pregunta no es solo “qué modelo de IA usa Volga”, sino qué información tiene sobre tu negocio.
Si la IA no sabe:
- qué vendés,
- cómo trabajás,
- qué podés prometer y qué no,
va a inventar o responder de forma genérica. Cuando preparás bien la información, la IA responde como si fuera alguien de tu equipo.
En este artículo te muestro qué deberías preparar antes (o apenas) activás Volga para sacarle el máximo provecho.
1. Qué información básica necesita tu asistente
Empecemos por lo mínimo que toda empresa debería cargar:
- Datos del negocio
- Nombre comercial
- Rubro / tipo de negocio
- Ubicación (ciudad / zona de cobertura)
- Horarios de atención
- Formas de contacto y canales
- Teléfonos alternativos
- Email de soporte o ventas
- Redes sociales relevantes
- Promesas básicas
- Tiempos de respuesta aproximados
- Tiempos de entrega
- Zonas donde trabajás y donde no
Esta es la información que permite que la IA responda preguntas sencillas sin inventar nada.
2. Cómo ordenar tu catálogo de productos o servicios
Si querés que Volga responda cosas como “¿tenés tal producto?” o “¿qué planes ofrecen?”, necesitás un catálogo ordenado.
Podés armarlo en un Excel, Google Sheets o el formato que uses a diario, pero con estas columnas:
- Nombre del producto/servicio
- Categoría (ej. Alquiler, Venta, Servicio mensual, etc.)
- Descripción corta (2–3 líneas en lenguaje simple)
- Precio o rango de precios
- Condiciones importantes
- stock limitado
- si requiere reserva
- plazos de entrega
- Preguntas frecuentes relacionadas (opcional)
Mientras más clara esté esta tabla, más fácil es para la IA encontrar la respuesta correcta sin marear al cliente.
Tip: pensá el catálogo como si se lo estuvieras explicando a una persona nueva de tu equipo en su primer día.
3. Reglas de negocio: lo que la IA puede y NO puede hacer
Acá es donde le marcás los límites a la IA. Algunas ideas de reglas que podés definir:
- Descuentos
- Qué descuentos puede ofrecer la IA (si los hay)
- En qué casos debe derivar a un humano
- Promesas
- Qué plazos de entrega puede prometer
- Qué cosas nunca debe confirmar (por ejemplo, montos finales sin revisar stock)
- Tono y estilo
- Tratar de “vos” o de “usted”
- Si puede usar emojis y cuáles
- Nivel de formalidad
Ejemplos de reglas claras:
- “Nunca confirmes una reserva sin pedir nombre, fecha y teléfono de contacto.”
- “Si el cliente pide un descuento, explicá que las promociones se confirman solo con un agente humano.”
- “Si la pregunta no tiene relación con nuestros productos/servicios, respondé con amabilidad pero sé breve.”
4. Ejemplos de conversaciones ideales
Un truco que funciona muy bien: mostrarle ejemplos de cómo te gusta responder.
Podés preparar 3–5 ejemplos de conversaciones reales o ficticias donde:
- El cliente hace una pregunta típica.
- Vos respondés como te gustaría que responda siempre tu equipo.
Por ejemplo:
Cliente: Hola, ¿alquilan departamentos de 2 dormitorios en el centro?
Respuesta ideal: Hola 🙌 Sí, trabajamos con departamentos de 1 y 2 dormitorios en el centro de la ciudad. ¿Buscás para alquiler permanente o temporario? Así te paso las opciones correctas.
Estos ejemplos ayudan a que la IA entienda el tono, el tipo de preguntas que hacés de vuelta y el nivel de detalle.
5. Errores comunes al preparar la información
Al automatizar WhatsApp vemos siempre los mismos errores:
- Dejar información desactualizada
Por ejemplo, horarios viejos o precios de hace 6 meses. - Subir catálogos “para adentro”
Tablas internas llenas de abreviaturas que nadie entiende fuera del equipo. - No definir límites claros
La IA termina prometiendo cosas que la empresa no puede cumplir. - Olvidar las excepciones importantes
Por ejemplo: zonas donde no se hacen envíos, servicios que no se ofrecen más, etc.
La regla de oro: si algo cambió en tu negocio, actualizalo también en la información de la IA.
6. Checklist rápido antes de activar Volga
Antes de dejar a la IA respondiendo sola, revisá esta lista:
- Cargaste los datos básicos del negocio (horarios, zona, contactos).
- Tenés un catálogo simple y entendible por alguien nuevo.
- Definiste reglas claras de lo que la IA puede y no puede prometer.
- Preparaste algunos ejemplos de respuestas ideales.
- Revisaste que no haya información vieja o confusa.
Si marcaste todo, estás listo para que Volga empiece a responder en tu lugar sin perder tu estilo.
¿Próximo paso?
Si ya tenés tu información ordenada, el siguiente paso es conectarla a tu asistente de WhatsApp.
En Volga Assistant podés:
- Cargar tu catálogo y reglas.
- Probar conversaciones de ejemplo.
- Ajustar respuestas según los casos reales que vayan apareciendo.
Cuanto mejor esté preparada la información hoy, menos vas a tener que corregir mañana. Y tu WhatsApp va a empezar a trabajar por vos, incluso cuando no estás conectado. 🚀