Respuestas automáticas de WhatsApp: 30 ejemplos listos para copiar

Qué tiene que tener una buena respuesta automática

Un mensaje automático se lee en tres segundos, casi siempre desde el teléfono y muchas veces con apuro. Tiene que decir quién responde, qué puede resolver el canal y qué hacer ahora. Todo lo demás sobra.

Los ejemplos de abajo usan corchetes para lo que cambia en cada negocio: [Negocio], [horario], [días]. Reemplazalos antes de activar el mensaje y leé el resultado en voz alta: si suena a formulario, acortalo.

• Identidad clara: el nombre del negocio en la primera línea.
• Un objetivo por mensaje: informar, pedir un dato o derivar.
• Un próximo paso concreto: qué mandar, a quién esperar, cuándo.
• Sin promesas que no controlás: plazos, precios o stock que pueden cambiar.

Bienvenida

La bienvenida se envía cuando alguien escribe por primera vez. Sirve para confirmar que llegó al lugar correcto y para orientar la consulta desde el primer mensaje.

• “Hola, gracias por escribir a [Negocio]. Contanos qué necesitás y te respondemos a la brevedad. Si es por un pedido, pasanos el número así lo buscamos.”
• “¡Bienvenido a [Negocio]! Atendemos de [días] de [hora] a [hora]. Podés consultarnos por productos, precios o el estado de tu compra. ¿En qué te ayudamos?”

Fuera de horario

No alcanza con decir que está cerrado. El mensaje tiene que informar cuándo vuelve el equipo y qué puede dejar el cliente ahora para que la respuesta salga más rápido al abrir.

• “Hola, ahora estamos fuera de horario. Atendemos de [días] de [hora] a [hora]. Dejanos tu consulta y te respondemos apenas volvamos.”
• “Gracias por escribir a [Negocio]. Hoy ya cerramos; retomamos [día] a las [hora]. Si nos dejás tu nombre y qué necesitás, lo tenemos listo para cuando abramos.”
• “Estamos fuera del horario de atención. Si tu consulta es sobre un pedido en curso, mandanos el número y lo revisamos primero cuando volvamos.”

Precios y catálogo

Las consultas de precio son las más frecuentes y las más fáciles de perder. Si el precio depende de cantidad, talle o fecha, pedí ese dato en el mismo mensaje en lugar de responder con un «depende».

• “¡Gracias por tu interés! Para pasarte el precio exacto, decinos qué producto o servicio buscás y para qué fecha.”
• “Tenemos el catálogo actualizado con precios y disponibilidad. Contanos qué estás buscando y te mandamos las opciones que mejor se ajustan.”
• “Los precios varían según cantidad y forma de pago. Pasanos cuántas unidades necesitás y te armamos un presupuesto.”

Pedidos

Un pedido tiene varios momentos: lo recibimos, lo estamos preparando, está listo. Cada uno merece un mensaje corto que diga en qué etapa está y qué viene después.

• “Recibimos tu pedido. Te vamos a avisar por acá cuando esté listo para retirar o en camino.”
• “Para tomar tu pedido necesitamos: producto, cantidad y si lo retirás o lo enviamos. Con esos tres datos te confirmamos.”
• “Tu pedido está listo. Podés retirarlo en [dirección] de [días] de [hora] a [hora]. Si preferís envío, avisanos y coordinamos.”

Turnos y reservas

Para reservar hacen falta siempre los mismos datos. Pedilos todos juntos en el primer mensaje y la conversación se resuelve en dos idas y vueltas en lugar de seis.

• “Para reservar necesitamos tu nombre, el día y el horario que preferís. Con esos datos te confirmamos la disponibilidad.”
• “Tu turno quedó reservado para el [día] a las [hora]. Si necesitás cambiarlo, avisanos por acá con anticipación.”
• “Recordatorio: mañana tenés turno a las [hora] en [dirección]. Respondé este mensaje si no vas a poder venir, así liberamos el lugar.”

Envíos

Sobre envíos, lo que el cliente quiere saber es si llegan a su zona, cuánto cuesta y cuándo. Si no podés responder las tres cosas, pedí el dato que te falta.

• “Hacemos envíos a [zonas]. Pasanos tu dirección y te confirmamos costo y día de entrega.”
• “Tu pedido salió hoy. Te vamos a avisar por acá cuando esté por llegar. Si no vas a estar, decinos quién puede recibirlo.”

Pagos

Los medios de pago y las condiciones se preguntan todos los días. Un mensaje claro ahorra mucho tiempo y evita malentendidos al momento de cobrar.

• “Aceptamos [medios de pago]. Si pagás por transferencia, mandanos el comprobante por acá y te confirmamos el pedido.”
• “Recibimos tu pago, ¡gracias! Ya está todo confirmado. Te avisamos cuando tu pedido esté listo.”

Posventa y reclamos

En un reclamo, el primer mensaje tiene que calmar y ordenar: reconocer el problema, pedir los datos para revisarlo y no prometer una solución antes de saber qué pasó.

• “Lamentamos el inconveniente. Para revisarlo, pasanos el número de pedido y una foto o descripción del problema. Lo vemos con prioridad.”
• “Gracias por tu compra. Si tenés alguna duda sobre el uso o querés hacer un cambio, escribinos por acá y te ayudamos.”

Derivación a una persona

Cuando la consulta necesita a alguien del equipo, el mensaje tiene que decirlo sin rodeos y evitar que el cliente repita todo. Si derivás a un sector, nombralo.

• “Te paso con una persona del equipo. Ya le dejo tu consulta para que no tengas que repetirla.”
• “Esta consulta la atiende el área de [sector]. Te escriben por acá en cuanto tomen el chat.”
• “No puedo confirmar ese dato con la información disponible. ¿Querés que lo revise una persona del equipo?”

Cierre

El cierre deja la puerta abierta. No hace falta un formulario de satisfacción: un mensaje corto que agradezca y diga cómo volver a escribir alcanza.

• “¡Gracias por escribirnos! Si necesitás algo más, respondé este mensaje y seguimos por acá.”
• “Quedó todo resuelto. Cualquier otra consulta, escribinos de [días] de [hora] a [hora]. ¡Que tengas un buen día!”

Ejemplos por rubro

Cada rubro tiene una pregunta que se repite más que las otras. Estos ejemplos la atacan de entrada: stock en un comercio, el menú en gastronomía, visitas en inmobiliaria, consultas iniciales en servicios profesionales y turnos en salud y estética.

• Comercio: “Hola, gracias por escribir a [Negocio]. Si buscás un producto puntual, mandanos el nombre o una foto y te confirmamos stock y precio.”
• Gastronomía: “¡Hola! Tomamos pedidos de [hora] a [hora]. Decinos qué querés pedir y si es para retirar o enviar, y te confirmamos el total.”
• Inmobiliaria: “Gracias por tu interés en la propiedad. Para coordinar una visita, pasanos qué días y horarios te quedan cómodos y te confirmamos.”
• Servicios profesionales: “Hola, gracias por contactarte con [Negocio]. Contanos brevemente tu caso y te decimos cómo seguimos y qué documentación necesitamos.”
• Salud y estética: “Hola, para sacar turno necesitamos tu nombre, el servicio que buscás y tu disponibilidad. Te confirmamos el horario a la brevedad.”

Cómo configurarlas en la app de WhatsApp Business

En la app de WhatsApp Business hay dos respuestas automáticas: el mensaje de bienvenida y el mensaje de ausencia. El de bienvenida se envía cuando un cliente te escribe por primera vez o después de 14 días sin actividad en ese chat. Se configura desde la pestaña Herramientas, en Mensaje de bienvenida: activás Enviar mensaje de bienvenida, editás el texto, elegís los destinatarios y guardás.

El mensaje de ausencia se envía a quien te escribe mientras está activo. Se configura desde Herramientas, en Mensaje de ausencia: activás Enviar mensaje de ausencia, editás el texto, tocás Programar para elegir cuándo se envía y Destinatarios para elegir a quién, y guardás.

• Programar: siempre, en un horario personalizado o fuera del horario comercial (esta última sólo si cargaste el horario en tu perfil de empresa).
• Destinatarios: todos, los que no están en tu libreta, todos excepto algunos o sólo algunos.
• El teléfono necesita conexión a internet para que los mensajes salgan.

Respuestas automáticas y respuestas rápidas no son lo mismo

Las respuestas automáticas se envían solas cuando llega un mensaje: la bienvenida o el aviso de fuera de horario. Las respuestas rápidas son textos guardados que una persona del equipo inserta a mano para no escribir lo mismo cada vez; en la app de WhatsApp Business se llaman escribiendo una barra (/) y un atajo. Tenemos una guía aparte con ejemplos de respuestas rápidas y su atajo sugerido.

Las dos sirven, para cosas distintas: las automáticas atienden cuando no hay nadie; las rápidas ahorran tiempo a quien está respondiendo.

• Automática: sale sola, sin intervención.
• Rápida: la elige una persona.
• Ejemplos de rápidas: medios de pago, dirección, horarios de retiro.

Qué pasa cuando la app se queda corta

La bienvenida y la ausencia de la app alcanzan para un negocio que atiende desde un teléfono. Cuando escriben más de lo que una persona puede responder, o atienden varias personas con el mismo número, hace falta que la respuesta automática haga algo más que saludar: ordenar la consulta y dejarla en manos de quien corresponde.

Volga, sobre la API de WhatsApp, ofrece eso sin IA en todos los planes: un menú de respuesta automática en WhatsApp con opciones que responden un texto, abren un submenú o derivan el chat a una persona o a un sector; y un aviso de fuera de horario que se envía una sola vez según el horario que cargues. En los planes con IA, el asistente además responde con la información de tu negocio, está instruido para decir que no tiene un dato en lugar de inventarlo, y marca la conversación como derivada para tu equipo cuando el cliente pide hablar con alguien o aparece una palabra clave que configuraste; con Smart Intake, desde el plan Scale, también toma pedidos y datos.

• Menú de respuesta automática en WhatsApp, con botones o lista de opciones.
• Aviso de fuera de horario: en WhatsApp, Instagram y el chat de tu web.
• Derivación a una persona o a un sector con varias personas, con un mensaje de presentación.
• Con IA: respuestas con la información del negocio y derivación marcada cuando el cliente pide una persona.