Un número de WhatsApp para varios vendedores: cómo organizarlo
Cómo repartir las consultas entre vendedores, evitar que dos atiendan al mismo cliente y conservar el historial cuando alguien deja la empresa, usando un solo número.
En pocas palabras
Que cada vendedor use su propio WhatsApp parece práctico hasta que alguien se va de la empresa y se lleva los clientes en su celular. Un número único de la empresa, con las conversaciones repartidas entre el equipo, resuelve eso sin perder el trato personal.
Por qué no conviene un WhatsApp por vendedor
Con números personales, la empresa no ve las conversaciones, no puede medir tiempos de respuesta y pierde el historial cuando un vendedor cambia de trabajo. El cliente, además, no sabe a quién escribir si su vendedor no responde.
Un número de la empresa mantiene la relación con el cliente dentro del negocio.
- El historial queda en un celular personal.
- Sin visibilidad para el responsable comercial.
- Sin respaldo cuando alguien falta.
- Imposible medir al equipo.
Cómo repartir las consultas
Hay tres criterios habituales: por zona o sucursal, por línea de producto, o por orden de llegada entre quienes estén disponibles. Un menú inicial puede preguntarle al cliente qué necesita y enviar la conversación al sector correcto.
Si un cliente ya tiene vendedor asignado, lo razonable es que su próxima consulta llegue a la misma persona.
- Por zona o sucursal.
- Por línea de producto.
- Por disponibilidad.
- Respetar al vendedor que ya tiene el cliente.
Evitar choques entre vendedores
Dos vendedores respondiendo al mismo cliente con precios distintos es el error más caro. Se evita con una regla simple: cada conversación tiene un responsable y los demás la ven, pero no la toman sin reasignarla.
Si el negocio lo necesita, se puede ir más lejos y hacer que cada vendedor deje de ver las conversaciones asignadas a otro.
- Responsable visible por conversación.
- Reasignación explícita.
- Notas internas entre vendedores.
- Privacidad por conversación si hace falta.
Cuando un vendedor se va
Con un número de empresa, dar de baja a un vendedor no borra nada: sus conversaciones siguen en la bandeja, con todo el historial, y se pueden reasignar a otra persona. En Volga, al dar de baja a alguien, sus conversaciones abiertas vuelven a la cola sin responsable.
Conviene hacerlo el mismo día de la baja, para que ningún cliente quede esperando una respuesta que no va a llegar.
- Baja del usuario, no del historial.
- Reasignar sus conversaciones abiertas.
- Revisar sus seguimientos pendientes.
- El historial de cada conversación muestra el cambio.
Cómo se hace con Volga
Volga conecta el número de WhatsApp de la empresa y reparte las conversaciones entre el equipo, a mano o con un menú que envía cada consulta al sector que corresponde. Cada vendedor tiene su usuario y su app en el celular, con notificaciones.
El administrador ve todo, reasigna, consulta los reportes por vendedor y puede activar la privacidad por conversación: cada vendedor deja de ver las conversaciones asignadas a otro, y las que nunca fueron asignadas siguen visibles para que alguien las tome.
- Un número, muchos usuarios.
- Ruteo por sector.
- App móvil para cada vendedor.
- Reportes por vendedor.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre esta guía
¿El cliente se da cuenta de que lo atiende otra persona?
El cliente siempre escribe al mismo número de la empresa. Si cambia quien responde, la nueva persona tiene el historial completo, así que la conversación sigue sin que el cliente tenga que repetir nada.
¿Puedo impedir que un vendedor vea los clientes de otro?
Sí, si la herramienta permite privacidad por conversación. En Volga se activa para el equipo: cada agente deja de ver las conversaciones asignadas a otra persona, las que nunca fueron asignadas siguen visibles para tomarlas y los administradores siguen viendo todo.